Ma trận quản lý thời gian Eisenhower tuy đơn giản nhưng sẽ giúp sự nghiệp của anh em sang một trang mới đầy vẻ vang.
Chưa nói đến chuyện thành công trong công việc, cuộc sống, tình yêu, mối quan hệ xã hội.
Đàn ông hiện đại là phải là người thành công trong việc làm chủ thời gian của bản thân.
Hôm nay tôi sẽ hướng dẫn anh em thực hiện ma trận quản lý thời gian Eisenhower vô cùng hiệu quả.
Vậy ma trận quản lý thời gian Eisenhower là gì?
Nó được lấy tên vị tổng thống thứ 34 của Mỹ – Dwight Eisenhower, người đã sáng lập một phương pháp quản lý thời gian ưu tiên việc quan trọng thần thánh này.
Phương pháp này phân chia công việc theo mức độ quan trọng và yêu cầu thời gian của nó.
Công việc được chia theo 4 mức độ: 1. Quan trọng khẩn cấp, 2. Quan trọng không khẩn cấp, 3. Không quan trọng khẩn cấp, 4. Không quan trọng không khẩn cấp
Mức độ: 1 – Quan trọng khẩn cấp: đây là những việc quan trọng, khẩn cấp của cuộc sống hoặc công việc anh em cần giải quyết lập tức.
Ví dụ như: sếp gọi đi họp gấp, khách hàng giao deadline trong 2 tiếng nữa, crush hư xe nhờ cứu gấp,..
Mức độ 2 – Quan trọng không khẩn cấp: là những kế hoạch dài hạn cần những thời gian thực hiện để có kết quả tốt.
Ví dụ: tập lên 6 múi bảnh chọe, luyện ielts 9.0,…
Khi đang thực hiện công việc mức độ 2, bỗng mức độ 1 đột nhiên xuất hiện phải giải quyết ngay, sau đó quay lại làm công việc 2 tiếp, không được trì hoãn
Những anh em quản lý thời gian tốt thường rất hiếm để bản thân bị động bởi những việc không có kế hoạch. Họ cố gắng sắp xếp hầu hết công việc ở nhóm 2, chấm dứt căng thẳng trong công việc bằng cách loại bỏ những việc khẩn cấp.
Tuy nhiên đây là phần khó thực hiện nhất trong 4 phần vì đòi hỏi sự kiên nhẫn, quyết tâm nhất.
Như anh em tự hiểu bản thân đó, chúng ta có xu hướng chọn những việc thoải mái, không quá khó khăn.
Nên xem
Mức độ 3 – Không quan trọng khẩn cấp: là những việc không quá quan trọng với anh em nhưng có thể gấp với người khác.
Anh em có thể giao công việc cho người khác ngay qua email, điện thoại, tin nhắn hoặc qua cuộc họp sau đó.
Ví dụ: khi sếp gọi yêu cầu nghiên cứu data này gấp, nhưng anh em không thể làm ngay, hãy nhanh nhẹn đề xuất đồng nghiệp khác hoặc đưa ra gợi ý quan trọng mà anh em biết cho sếp trước.
Mức độ 4 – Không quan trọng không khẩn cấp: là những việc tốn thời gian, không phục vụ cho công việc, cuộc sống như lướt Facebook, chơi game, đi nhậu,…
Anh em thường làm những việc này trong vô thức (ví dụ như: rảnh là lướt Facebook). lâu dần nó sẽ trở thành thói quen.
Khi anh em nhận ra thì anh em đã tốn quá nhiều thời gian để làm việc khác rồi.
Mẹo xác định xem đó có phải là việc làm phí thời gian vô ích hay không: nếu ông không thể nhớ ra tuần trước bạn đã tám những chuyện gì với mấy đứa bạn, xem gì trên Facebook, thì đó là những việc tốn thời gian không cần thiết, nên hạn chế và bỏ bớt
Hãy phân chia thời gian 4 phần hợp lý: một ngày có 24h, trừ thời gian ăn ngủ, đi lại, quãng thời gian còn lại cho công việc, luyện tập, học tập dao động khoảng từ 10-12h, chia cho các nhóm thời gian
– Nhóm 1: 15-20%
– Nhóm 2: 60-65%
– Nhóm 3: 10-15%
– Nhóm 4: 5%
Nên xem
Vài lời khuyên cho anh em khi thực hiện ma trận quản lý thời gian Eisenhower:
– Lập danh sách những việc anh cần và muốn làm nhưng luôn phải đặt câu hỏi, điều nào quan trọng cần ưu tiên trước
– Không viết quá 8 việc mỗi mức độ. Khi muốn ghi thêm việc phải đảm bảo, anh em đã hoàn thành công việc quan trọng nhất
– Công việc và cuộc sống phải cùng được lên danh sách, như vậy anh em mới không thể phàn nàn việc mình không đủ thời gian cho công việc, gia đình, bạn bè và bản thân
– Không để người khác làm phiền hay vạch sẵn kế hoạch. Lên kế hoạch vào buổi sáng, làm việc và tận hưởng cảm giác hoàn thành ở cuối ngày
– Không bao giờ được bỏ cuộc hay trì hoãn
Chúc anh em có đủ quyết tâm thực hiện ma trận quản lý thời gian Eisenhower tốt!
