Anh em hẳn không xa lạ gì với việc thuyết trình. Tuy nhiên, để bài thuyết trình hiệu quả hơn nữa, cần ghi nhớ những điều sau.
Thuyết trình là hoạt động thường thấy khi làm việc. Với những ai đã có kinh nghiệm, việc thuyết trình có lẽ không khó. Tuy nhiên, một bài thuyết trình hiệu quả vẫn có thể trở nên chỉn chu hơn và giàu sức thuyết phục hơn với những lưu ý dưới đây.
1 | Có đủ thời gian nghiên cứu
Trước khi thuyết trình một đề tài, anh em phải dành đủ thời gian nghiên cứu đề tài đó. Đây là công đoạn quan trọng nhất, cốt yếu nhất. Bài thuyết trình chỉ là sự truyền đạt lại những điểm quan trọng cho người khác hiểu mà thôi.
Chẳng hạn, khi được sếp yêu cầu trình bày kế hoạch bán hàng trong cuộc họp tới, thì cái đầu tiên và trên hết anh em cần phải có là một bản kế hoạch.
Từ bản kế hoạch đó, anh em mới chọn ra những điểm nào cần trình bày trực tiếp, những điểm nào có thể tham khảo qua tài liệu mình gửi.
Hãy chắc rằng, anh em có đủ thời gian nghiên cứu để tìm lời giải cho “bài tập” được giao.
2 | Tránh lỗi kỹ thuật khi dùng phương tiện trình chiếu
Có nhiều loại phương tiện trình chiếu khác nhau, nhưng phổ biến nhất vẫn là máy chiếu và màn hình chiếu. Rất nhiều người đã mất thời gian không ít vì những lỗi kỹ thuật như cổng HDMI không nhận dữ liệu, hoặc phích điện lỏng lẻo.
Hãy có mặt ít nhất 15 phút trước khi thuyết trình để giải quyết những lỗi kỹ thuật thường có. Nếu dùng bảng trắng chẳng hạn, hãy đảm bảo rằng bút lông không bị hết mực.
NÊN XEM
30 kỹ năng đàn ông nhất định phải học trước 30 tuổi
3 | Hạn chế để người nghe phải đọc chữ
Khi dùng phương tiện trình chiếu hỗ trợ thuyết trình, cần lưu ý không nên để quá nhiều chữ trên bảng hay trên màn hình (trừ khi có một đoạn nào đó mà mình chủ đích muốn người ta tự đọc lấy).
Nên nhớ, việc vừa nghe mình nói lại vừa phải đọc chữ khiến người ta phân tâm. Do đó, đừng lặp lại nguyên văn những gì mình nói bằng chữ. Tốt nhất chỉ nên để những hình ảnh, con số hoặc từ khóa quan trọng.g đàn ông thời đại mới cần có?
4 | Xử lý phông chữ một cách có chủ đích
Khi sử dụng phần mềm Powerpoint để trình chiếu, nên lưu ý kiểu chữ (Times New Roman hay Arial), phong cách chữ (in đậm, in nghiêng hay gạch chân), màu sắc chữ và kích cỡ chữ đều tác động đến hiệu quả truyền tải thông tin. Hãy dùng chúng một cách có chủ đích chứ đừng theo sở thích.
Chẳng hạn, chữ in đậm hoặc bôi đỏ là để nhấn mạnh ý, chứ không phải để trang trí cho đẹp.
5 | Hình ảnh hay video chỉ minh họa cho thông điệp
Khi chiếu hình ảnh hay video, nên nhớ chúng chỉ dùng để minh họa cho thông điệp, chứ không phải thông điệp. Do đó, chỉ nên thêm chúng khi thấy cần làm rõ một điều gì đó bằng hình ảnh.
Đồng thời, phải cho người nghe có thời gian nhìn, xem. Đừng bắt họ vừa xem, vừa nghe mình nói.
6 | Dùng ngôn từ dễ hiểu
Phải đảm bảo rằng tất cả những người có mặt để nghe mình đều hiểu được những gì mình trình bày. Hãy dùng những những câu ngắn gọn, cách diễn đạt đơn giản, súc tích. Nếu dùng thuật ngữ nào mà người nghe có thể không hiểu, phải giải thích cho họ. Để có một bài thuyết trình hiệu quả, không nên xem nhẹ cách dùng ngôn từ.
7 | Trình bày từng ý một
Cần biết tách biệt các ý trình bày, và có “lộ trình” diễn đạt rõ ràng: A, B, rồi mới đến C. Đừng nhảy từ ý A sang ý B rồi lại trở ngược lại ý A. Người nghe sẽ cảm thấy rối.
Đồng thời, phải chắc rằng mỗi ý hay thông tin được trình bày đều là thiết yếu, không thừa thãi.
8 | Diễn đạt một cách tự nhiên
Đừng giống một con zombie hay cỗ máy, chỉ biết lặp lại các con số. Hãy nói như bình thường mình vẫn giao tiếp với đồng nghiệp. Đôi khi, thêm một câu đùa vui và duyên dáng để không khí không quá căng thẳng.
Cũng cần dành thời gian cho những câu hỏi để mọi người cùng được thảo luận những vướng mắc của mình khi lắng nghe bài thuyết trình.
9 | Luôn thẳng thắn
Không né tránh những câu hỏi khó, luôn thẳng thắn khi đề cập và thảo luận vấn đề. Muốn làm tốt việc này, anh em phải làm tốt phần nghiên cứu, như đã nói ở mục 1. Hãy chắc rằng mọi thông tin trình bày phải chính xác, không có gì để lấp liếm.
10 | Hãy khác biệt
Hãy xây dựng cho mình một phong cách thuyết trình riêng biệt, độc đáo và duy nhất, từ cách nói, đến cách trình chiếu. Điều này sẽ để lại ấn tượng mạnh trong lòng người nghe, dù là khách hàng hay đồng nghiệp.
Dù anh em có làm nghề gì thì cũng không bao giờ thừa khi biết thêm về kỹ năng thuyết trình hiệu quả. Nó không chỉ giúp mình giải quyết những yêu cầu cụ thể của công việc hiện tại, mà còn nâng cao giá trị của mình trên thị trường lao động nữa.
